制定活动策划预算的过程有哪几步?
发布:庆典演出-活动策划公司来源:qingdianz.cn发表时间:02月27日
制定活动策划预算的过程有哪几步?
首先,明确办展(参展)的具体目标。如实现成交额5亿美元,参观人数达到1万人,树立参展企业的形象,等等。在明确具体目标的基础上,才能着手制定活动策划预算,只有能实现活动策划目标的预算才是合理的、成功的预算。
第二步,收集信息。有三类信息需要收集:过去的预算数据、活动策划的商品的最新价格信息、通货膨胀的相关信息。其中,要注意通货膨胀的信息,因为预算制定离活动策划正式举办有一定的时间间隔,对可能的物价上涨做未雨绸缪的准备,可以保证活动策划经费充足。
第三步,拟订预算。在以上三类信息的基础上,对需要支出的各种费用和可能取得的各项收入进行详细的列表分析,根据总预算作必要的调整,可以制定出相对精确的预算,来指导活动策划工作。
第四步,公布预算,征求意见。预算草案成形后,要征求各方的意见,有几个原则要注意:一是选定一个人负责全部直接开支,明确费用标准和使用的权限及范围,交代清楚展出目标和预算额,向全体筹备人员说明;二是不轻易改变授权,也不轻易改变被授权人的决定;三是不要保密,要将预算限额告知有关的人员,包括外部的承包商。参考各方的意见,可以使预算更加合理。
第五步,修正预算。由于预算是通过估计制定的,难以保证准确,需要不断地调整。一个耗资不菲的活动策划,其预算至少每两个月要检查一次,发现问题就及时进行调整,使之符合实际情况和需要。必须说明的是,改变预算是很正常的,但任何改变都应有充分的理由。如果理由成立,即使会造成额外的开支,甚至损失,都要坚决改变。最好的方法是仔细调研、认真核算、周密安排。而且,要注意的是,改变预算的时间离活动策划开幕日期越近,可能产生的额外费用就越高。